Voorraadbeheer anders inrichten
Hoe krijgen we beter zicht op de magazijnvoorraden en hoe maken we de voorraadbeheerprocessen minder arbeidsintensief? Met behulp van de SENS-methodiek (Samen Effectief Naar Succes) ging een aantal locaties met deze vragen aan de slag.
Inmiddels hebben twee locaties nieuwe voorraadkasten in hun magazijn. Elke lade is voorzien van inhoudsetiket. Dankzij de geïntroduceerde signaalkaartjes weten medewerkers wanneer artikelen besteld zijn of besteld moeten worden.
We werken aan het opstellen van standaardbestellijsten, zodat medewerkers weten hoeveel artikelen we minimaal en maximaal op voorraad houden. Zo voorkomen we te grote voorraden en verspilling.
Deze pilot heeft mooie resultaten opgeleverd:
- De cliënt ontvangt de beste zorg op het juiste moment
- De medewerker heeft probleemloos en vlot de juiste artikelen
- De 2 pilotlocaties beschikken over een voorraadbeheersysteem
- Omring reduceert verspilling
Het is de bedoeling deze werkwijze op alle locaties te introduceren.
“
Reactie van de zorgmedewerker op teams na het plaatsen van de modulekasten op Martinus in Medemblik:
“WoW 🤩 echt een uitkomst die module-kasten, ik heb nu zelfs bakken over 🥰”
Reactie van een medewerker op Sweelinckhof in Wognum:
“De hygiëne is verbeterd doordat de steriele materialen van de niet-steriele materialen zijn gescheiden, heel fijn!”
Samen Effectief Naar Succes
SENS draait om verbeteren van het werk in kleine stapjes door het team zelf. Het doel: betere cliëntbeleving, hogere kwaliteit van zorg en betere onderlinge samenwerking. Inmiddels werkt 80% van Omring met SENS. Teams gebruiken dagstarts en maandstarts om het werk goed af te stemmen en om verbeterpunten te benoemen en op te lossen. Ook de medische vakgroepen zijn inmiddels SENS-geschoold. 2023 staat in het teken van SENS-trainingen voor de overige 20%, scholing voor nieuwkomers, borging en procesoptimalisatie. Leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol.
Zo werkt SENS in de praktijk
Frank Groot is kwaliteitsverpleegkundige op locatie Sweelinckhof in Wognum. Hij vertelt dat de teams sinds enige tijd werken met de SENS methodiek. De zorg start elke ochtend met een dagstart. Op het dagstartbord staan afspraken over wie wat doet. De ochtend eindigt met een evaluatie. Maandelijks is er een overleg waarin het team alle bewoners bespreekt aan de hand van het digitale ‘maandstartbord’. De teams ervaren deze werkwijze als positief. Het werkt gestructureerd en het is helder wie wat doet. Frank geeft aan dat ze in Sweelinckhof zeker doorgaan met SENS, zodat de teams blijven verbeteren.
Roosteren is een Vak!
Uit het medewerkersonderzoek en gesprekken met zorgmedewerkers blijkt dat ‘roosteren’, ‘werkdruk’ en ‘werktijden’ verbeterpunten zijn. Omdat het nieuwe roosterprogramma gewenning vraagt, vormt dit een belangrijk onderdeel van het programma ‘dus de medewerker op 1! We willen tot een roosterwerkwijze die zorgt voor een goede balans tussen de privé en werkbehoeftes van de medewerker. Om te meten hoe medewerkers het ‘roosteren’ ervaren, nemen we dit onderwerp mee in het medewerkersonderzoek van volgend jaar en doen we onderzoek vanuit het project. De enquête van september 2022 leverde verbetersuggesties op die we direct hebben opgepakt. Nog niet iedereen was bekend met de mogelijkheden van het roosterprogramma en sommige modules werkten nog niet transparant. In 2023 werken we verder aan het verbeteren van de roosterwerkwijze.
Tijdens drukte moeten we het werk echt samen doen
Op de oproepen om bij te springen in de zorg - die we deden tijdens de coronapandemie en nu nog doen tijdens vakantieperiodes – geven medewerkers gelukkig goed gehoor. Medewerkers van hoofdkantoor ‘het Baken’ hielpen mee als woonassistent en ontlasten zo de zorgmedewerkers. We doen het echt samen en horen hierover van beide kanten positieve geluiden. De inzet van stafmedewerkers tijdens drukte is al bijna een gewoonte. Sommige collega’s hebben een locatie ‘geadopteerd’, waar ze snel en gemakkelijk ingezet kunnen worden.
Hans helpt een handje mee
Hans van Eeuwen is adviseur bedrijfsvoering en werkt in het Baken in Hoorn.
Hans liep afgelopen zomer met José mee op Het Gezinspaviljoen: “We hebben samen een hele leuke dag gehad met mooie gesprekken en maakten ook een wandeling met 6 bewoners om bij de Molen een ijsje te halen. Heel waardevol en dankbaar om extra dingen te doen met de bewoners. Dat smaakte naar meer en ik vroeg aan Sylvia of er in het rooster nog gaten waren.” Die waren er zeker, dus werd Hans ingeroosterd voor een dienst bij het Haventje. “Dat was niet extra meelopen, maar echt werken!”, lacht Hans. “Het hielp natuurlijk dat ik al wist wat er moest gebeuren en waar alles ongeveer ligt. Zo kon ik voor de groep zorgen en kon Carla zich volledig richten op haar eigen afdeling. Als je alleen op de groep staat en ook moet koken voor alle bewoners, is het lastig om iets extra’s te doen. In de verloren momentjes kon ik met twee bewoners een blokje om doen. Met twee andere bewoners wilde ik een ijsje halen, maar jammer genoeg was de molen dicht.
Een paar weken daarna ben ik met collega’s Michel en Erwin alsnog langsgegaan om met een groep bewoners het beloofde ijsje te halen. We waren met zijn drieën, dus kon de hele groep mee. Dan merk je weer hoe dankbaar het werk in de zorg is. Ik ben trots op Omring en de collega’s dat we die zorg op een liefdevolle manier kunnen geven!”
