Voorraadbeheer anders inrichten

Hoe krijgen we beter zicht op de magazijnvoorraden en hoe maken we de voorraadbeheerprocessen minder arbeidsintensief? Met behulp van de SENS-methodiek ging een aantal locaties met deze vragen aan de slag.
Inmiddels hebben twee locaties nieuwe voorraadkasten in hun magazijn. Elke lade is voorzien van inhoudsetiket. Dankzij de geïntroduceerde signaalkaartjes weten medewerkers wanneer artikelen besteld zijn of besteld moeten worden.
We werken aan het opstellen van standaardbestellijsten, zodat medewerkers weten hoeveel artikelen we minimaal en maximaal op voorraad houden. Zo voorkomen we te grote voorraden en verspilling.
Deze pilot heeft mooie resultaten opgeleverd:

  • De cliënt ontvangt de beste zorg op het juiste moment
  • De medewerker heeft probleemloos en vlot de juiste artikelen
  • De 2 pilotlocaties beschikken over een voorraadbeheersysteem
  • Omring reduceert verspilling
    Het is de bedoeling deze werkwijze op alle locaties te introduceren.

Reactie van de zorgmedewerker op teams na het plaatsen van de modulekasten op Martinus in Medemblik:
“WoW 🤩 echt een uitkomst die module-kasten, ik heb nu zelfs bakken over 🥰”

Reactie van een medewerker op Sweelinckhof in Wognum:
“De hygiëne is verbeterd doordat de steriele materialen van de niet-steriele materialen zijn gescheiden, heel fijn!”

4.1.b-Samen-Effectief-Naar-Succes--(1)
Samen Effectief Naar Succes

SENS draait om verbeteren van het werk in kleine stapjes door het team zelf. Het doel: betere cliëntbeleving, hogere kwaliteit van zorg en betere onderlinge samenwerking. Inmiddels werkt 80% van Omring met SENS. Teams gebruiken dagstarts en maandstarts om het werk goed af te stemmen en om verbeterpunten te benoemen en op te lossen. 2023 staat in het teken van SENS-trainingen voor de overige 20%, scholing voor nieuwkomers, borging en procesoptimalisatie. Leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol.

Zo werkt SENS in de praktijk
Frank Groot is kwaliteitsverpleegkundige op locatie Sweelinckhof in Wognum. Hij vertelt dat de teams sinds enige tijd werken met de SENS methodiek. De zorg start elke ochtend met een dagstart. Op het dagstartbord staan afspraken over wie wat doet. De ochtend eindigt met een evaluatie. Maandelijks is er een overleg waarin het team alle bewoners bespreekt aan de hand van het digitale ‘maandstartbord’. De teams ervaren deze werkwijze als positief. Het werkt gestructureerd en het is helder wie wat doet. Frank geeft aan dat ze in Sweelinckhof zeker doorgaan met SENS, zodat de teams blijven verbeteren.

Roosteren is een Vak!

Uit het medewerkersonderzoek en gesprekken met zorgmedewerkers blijkt dat ‘roosteren’, ‘werkdruk’ en ‘werktijden’ verbeterpunten zijn. Omdat het nieuwe roosterprogramma gewenning vraagt, vormt dit een belangrijk onderdeel van het programma ‘dus de medewerker op 1! We willen tot een roosterwerkwijze die zorgt voor een goede balans tussen de privé en werkbehoeftes van de medewerker. Om te meten hoe medewerkers het ‘roosteren’ ervaren, nemen we dit onderwerp mee in het medewerkersonderzoek van volgend jaar en doen we onderzoek vanuit het project. De enquête van september 2022 leverde verbetersuggesties op die we direct hebben opgepakt. Nog niet iedereen was bekend met de mogelijkheden van het roosterprogramma en sommige modules werkten nog niet transparant. In 2023 werken we verder aan het verbeteren van de roosterwerkwijze.

Tijdens drukte moeten we het werk echt samen doen

Op de oproepen om in te springen - die we deden tijdens de coronapandemie en vakantieperiodes – geven medewerkers gelukkig goed gehoor. Medewerkers van hoofdkantoor ‘het Baken’ hielpen mee als woonassistent en ontlastten zo de zorgmedewerkers. We doen het echt samen en horen hierover van beide kanten positieve geluiden. De inzet van stafmedewerkers tijdens drukte is al bijna een gewoonte. Sommige collega’s hebben een locatie ‘geadopteerd’, waar ze snel en gemakkelijk ingezet kunnen worden.

4.1.d-Tijdens-drukte-moeten-we-het-werk-echt-samen-doen

Ailin hielp een handje mee

Ailin Haijer werkt als programmamanager maatschappelijk verantwoord ondernemen in het Baken (of vanuit huis). Afgelopen zomer hielp zij een aantal keer mee op de locaties Lindendael en De Hoge Hop, beide in Hoorn. Ailin: “Afgelopen vrijdag werkte ik in plaats van op het Baken in Hoorn een dag als woonassistent. Vorige zomer werkte ik twee dagen mee op Lindendael. Nu was ik bij De Hoge Hop ingedeeld. Voor mij enorm waardevol om te zien wat er allemaal speelt op de locatie en de collega's daar te ontmoeten en te zien hoe professioneel en liefdevol er wordt gewerkt! Ik heb hen kunnen ondersteunen en een spelletje kunnen spelen en een praatje kunnen maken met de bewoners.”